Je pense qu’il est important de souligner quelque chose qui peut sembler évident, mais qui est souvent oublié ou mal maîtrisé : l’expérience collaborateur après le recrutement. Les employés qui bénéficient d’un processus d’onboarding structuré ont environ 69% plus de chances de rester dans une entreprise pendant trois ans, selon la SHRM (Society for Human Resource Management – association des professionnels des ressources humaines). Pourtant, cela reste l’une des étapes la plus souvent négligée du processus de recrutement.
Je dirige Finders depuis plus de 35 ans. Au fil de toutes ces années, j’ai placé de nombreux candidats et entendu des retours très variés sur la façon dont ils avaient été accueillis, ou non, dans leur nouveau poste. Mon objectif est de partager ce que j’ai appris, pour aider les futures recrues à vivre un onboarding réussi, et les entreprises à fidéliser leurs meilleurs talents.
On sait que recruter les meilleurs talents coûte cher : heures de travail, tests de compétences, parfois frais de déplacement ou de relocation, pour ne citer que quelques exemples. Imaginez donc le gaspillage si un employé ne se sent pas rapidement bien intégré et « chez lui »… le risque de le perdre est élevé !
Avec les années, j’ai retenu quelques éléments qui font une vraie différence. Voici ce que je recommande :
1. Préboarding: garder le contact avant le jour J
- Continuez à impliquer le nouvel employé entre la signature du contrat et son premier jour.
- Demandez au manager direct ou à un futur collègue de le/la tenir informé(e) de l’actualité de l’équipe ou de l’avancement des projets.
- Assurez-vous que l’équipe RH ait terminé toutes les démarches administratives avant le premier jour : rien ne plombe une prise de poste autant qu’une pile de paperasse à gérer le premier jour.
- Partagez les informations non confidentielles de l’entreprise : newsletters, organigramme, actualités récentes.
2. Préparer le poste de travail
Assurez-vous que tout soit prêt pour l’arrivée du nouvel employé :
- Accès et identifiants configurés à l’avance.
- Un bureau prêt à l’accueillir (vous seriez surpris de voir à quel point ce détail élémentaire est souvent oublié).
- Ordinateur, téléphone et tout autre équipement testés et fonctionnels. Donnez à l’équipe IT le temps nécessaire pour tout préparer correctement avant le premier jour.
- Pour les employés en télétravail ou en mode hybride : envoyez le matériel à l’avance, vérifiez l’accès VPN, et assurez-vous qu’ils puissent réellement se connecter le premier jour.
3. Annoncer l’arrivée de la nouvelle recrue à toute l’entreprise
N’oubliez pas d’annoncer l’arrivée du nouvel employé à l’ensemble de l’entreprise (poste, responsabilités, lieu de travail, et avec qui il/elle va collaborer). Cela permet au nouvel employé de se sentir reconnu dès le premier jour, et informe les collègues de qui rejoint l’équipe et pourquoi.
4. Partager le livret d’accueil et les informations de l’entreprise
- Autrefois, on réunissait les nouveaux employés dans une salle pour qu’ils rencontrent la direction. Aujourd’hui, une brève vidéo, qui peut être visionnée plusieurs fois, est souvent plus pratique.
- Partagez la vision et les valeurs de l’entreprise. C’est ce qui aide les nouvelles recrues à s’identifier réellement à l’entreprise. Cette étape est pourtant encore souvent négligée par beaucoup d’organisations, ce qui nuit, en silence, à l’engagement et à la rétention sur le long terme.
- Planifiez dès les premiers jours des sessions de formation et des responsables clairement identifiés. Bloquez les agendas à l’avance et partagez le plan d’introduction avec toutes les personnes concernées, pas seulement avec la nouvelle personne.
- Les petites attentions comptent : faites sentir au nouvel employé qu’il/elle compte vraiment pour l’entreprise.
5. Programmer le bilan des 3 mois
N’oubliez pas de programmer le bilan des 3 mois afin de définir les objectifs de l’année à venir. C’est l’occasion idéale de faire le point avec le nouvel employé : comment il se sent, ce qu’il pense de l’entreprise et de l’équipe, et de partager les premiers feedbacks pour l’aider à progresser.
6. Désigner un mentor
Si possible, désignez un mentor pour votre nouvel employé, pas seulement pour les premiers jours, mais pour plusieurs mois. Démarrer un nouveau poste peut être source de solitude, surtout en télétravail, où le sentiment d’isolement et de surcharge peut vite s’installer.
7. Célébrer les réussites et les anniversaires
Célébrez le premier anniversaire et toutes les réussites sur le parcours du nouvel employé : montrez-lui qu’il compte et que son travail porte ses fruits ! Les équipes qui veillent à ce que leurs collaborateurs se sentent épanouis, stimulés et écoutés ont davantage de chances de les fidéliser.
8. Faire régulièrement des enquêtes de satisfaction
Réalisez régulièrement des enquêtes pour mesurer la satisfaction de vos employés. Chez Finders, nous proposons le GAP Performance Diagnostic, qui va bien au-delà de la simple satisfaction : il mesure cinq facteurs (affinité, possession, interdépendance, objectif et risque) qui influencent la performance des équipes, pour donner aux managers une vision claire des priorités.
Rien de tout cela n’est sorcier, et pourtant, vous seriez surpris de voir combien de nouveaux employés n’en profitent pas dès leur arrivée.
Si vous souhaitez être accompagné pour renforcer votre processus d’onboarding, notre équipe Talent Development se fera un plaisir de vous aider ! Contactez-nous.
Sources
SHRM, « Don’t Underestimate the Importance of Good Onboarding », shrm.org